- Nghiệp vụ lễ tân là gì? Chức năng nhiệm vụ của một lễ tân
- Tìm hiểu nghiệp vụ lễ tân khách sạn là gì?
- Tìm hiểu về lễ tân nhà hàng và nghiệp vụ lễ tân nhà hàng
1. Nghiệp vụ lễ tân văn phòng là gì?
Lễ tân là bộ phận cực kỳ quan trọng, được xem là bộ mặt của công ty, doanh nghiệp, là người đại diện cho công ty, doanh nghiệp quảng bá hình ảnh sản phẩm đến khách hàng. Mọi cử chỉ và lời nói của nhân viên lễ tân đều là chìa khóa giúp tạo nên ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Chính vì thế, việc có kỹ năng, nghiệp vụ tốt được xem là yếu tố cần thiết.
Lễ tân văn phòng là vị trí không thể thiếu tại những công ty, doanh nghiệp
Nghiệp vụ lễ tân bao gồm nhiều kỹ năng như kỹ năng tiếp khách, check-in, check-out cho khách, tư vấn dịch vụ, giải đáp thắc mắc.. Mỗi một quy trình, lễ tân phải thực hiện đúng kỹ năng và quy định để hạn chế sai sót. Bên cạnh đó, lễ tân cũng cần phải có các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục, giải quyết các tình huống nghiệp vụ lễ tân,…
2. Tìm hiểu công việc cụ thể của nhân viên lễ tân văn phòng
Tại bất cứ cơ quan, đơn vị hay tổ chức kinh tế, xã hội… đều phải có giao dịch làm việc với khách. Vì vậy, lễ tân là công việc không thể thiếu được trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơ quan.
Thêm vào đó, việc tổ chức tốt công tác lễ tân sẽ tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách. Đây chính là cơ sở rất quan trọng để tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác, đặc biệt trong kinh doanh. Vậy nhân viên lễ tân văn phòng cần phải làm những công việc gì?
- Đón tiếp khách
Hầu hết, việc đón tiếp khách thực hiện ngay ở phòng thường trực. Trong trường hợp này phòng thường trực phải được trang bị các vật dụng cần thiết và bố trí sạch sẽ lịch sự để đón tiếp khách. Sau khi làm các thủ tục cần thiết như chào hỏi, ghi tên… Nhân viên lễ tân phải thông báo cho thư ký biết những khách đang ngồi chờ những yêu cầu của họ và hướng dẫn họ đến văn phòng.
- Tiếp khách qua điện thoại
Điện thoại là cách chủ yếu để thực hiện giao tiếp bằng lời với sự truyền tin nhanh chóng. Thông thường qua điện thoại khách thực hiện được cuộc tiếp xúc đầu tiên với cơ quan, ở đó ấn tượng ban đầu xuất hiện.
Điện thoại được sử dụng đúng cách sẽ là một công cụ giao tiếp bằng lời có ưu thế vì khi cần thiết người giao tiếp có thể sử dụng ngữ điệu và lựa chọn các từ ngữ phù hợp để thể hiện tình cảm, thái độ mà mình muốn thể hiện.
- Xử lý phàn nàn của khách
Trong nhiều trường hợp, khách hàng đến cơ quan không phải để làm việc mà để than phiền (chẳng hạn về cách thức làm việc, về một nhân viên, cán bộ nào đó, về chất lượng sản phẩm dịch vụ…). Đây thường là những vị khách không hẹn trước nhưng khi đến cơ quan lại nhất định đòi gặp bằng được lãnh đạo hoặc cán bộ quan trọng khác, nhiều người còn tỏ thái độ cáu kỉnh, thô lỗ rất khó chịu.
Bên cạnh việc đón tiếp khách, nhân viên lễ tân còn là người xử lý thắc mắc của khách hàng
Những phàn nàn, thắc mắc của khách thuộc thẩm quyền giải quyết của bản thân và bản thân có thể giải quyết được ngay thì nhân viên lễ tân cần phải cho khách câu trả lời ngay. Với trường hợp chưa thể giải quyết được ngay, nhân viên lễ tân không tự ý giải quyết mà phải ghi chép lại đầy đủ và tác nghiệp với các bộ phận có thể giải quyết trong công ty để giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất cho khách.
- Đãi khách
Tiếp khách và đãi khách là hai công việc thường gắn liền với nhau. Tuy nhiên tuỳ theo mục đích của các cuộc tiếp xúc mà người ta sử dụng các hình thức đãi khách khác nhau. Trong mọi cuộc tiếp khách của cơ quan và trong các cuộc họp đều phải quan tâm đến giải khát vì đây là điều kiện để tạo môi trường thích hợp cho việc thảo luận bàn bạc công việc.
- Đặt tiệc
Tại nhiều trường hợp cần thiết với những điều kiện cho phép, nhân viên lễ tân phải đặt tiệc để đãi khách. Có nhiều loại tiệc khác nhau như: Tiệc âu, tiệc á, tiệc đứng, tiệc ngồi. Tuỳ theo mỗi loại tiệc mà sắp xếp thứ tự các món ăn và uống khác nhau.
3. Làm thế nào để trở thành nhân viên lễ tân giỏi?
Để trở thành một nhân viên lễ tân giỏi, bạn cần rèn luyện những kỹ năng và thái độ sau:
- Cải thiện trình độ tiếng Anh, đặc biệt là khả năng giao tiếp. Vì đây là ngôn ngữ phổ biến trên toàn thế giới, bạn cần sử dụng tiếng Anh trong trường hợp khách gọi đến từ các nơi khác không sử dụng tiếng Hoa.Khi bạn tự tin với khả năng tiếng Anh, nghe và hiểu được ý khách, bạn sẽ tự tin hơn khi trao đổi với họ.
- Am hiểu nhiệm vụ, trách nhiệm công việc. Bạn nên hỏi cấp trên trực tiếp nếu có bất kỳ thắc mắc nào và tìm hiểu những điểm cần lưu ý trong quá trình làm việc.
- Tìm hiểu văn hóa công ty để có thái độ ứng xử phù hợp (nên và không nên làm gì). Luôn biết cách tự chủ, kiềm chế những cảm xúc của bản thân và kiên nhẫn trong các tình huống khó xử. Cư xử hòa nhã, thân thiện với tất cả mọi người.
- Có tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, đáng tin cậy, ân cần và chu đáo khi hỗ trợ khách hàng.Tập trung lắng nghe khi khách hàng trình bày thắc mắc/vấn đề. Điều này thể hiện sự tôn trọng khách và giúp bạn chỉ dẫn cho khách một cách đầy đủ và chính xác.
Trên đây là một số thông tin cần biết về nghiệp vụ lễ tân văn phòng được ban tư vấn tuyển sinh Trường Cao đẳng Bách khoa Tây Nguyên tổng hợp. Bài viết hi vọng đã đem đến chia sẻ hữu ích cho bạn đọc.
https://credit-n.ru/order/zaymyi-domashnie-dengi-leads.html
